Surgen para poner en contacto a sus miembros, departamentos
o secciones dentro de la propia organización, como ocurre en el ámbito privado.
Las comunicaciones externas e internas son fundamentales.
La mejora de la comunicación interna implicaría que:
-
La
gestión de la entidad mejoraría.
-
Se
favorecerían los procesos de innovación.
-
Los
servicios y logros de la entidad se conocerían mejor.
-
La
toma de decisiones se podría hacer de forma más rápida.
-
La
imagen pública sería mejor.
-
Se
ahorraría presupuesto al gestionar más eficientemente los recursos. Ayudaría a
retener a los empleados más capaces.
Conseguir crear un espíritu de pertenencia y favorecer las
comunicaciones internas se consigue con:
-
El
compromiso de la alta dirección política.
-
El
liderazgo de los directivos.
-
La
utilización de las herramientas y canales de comunicación.
-
El
establecimiento de estrategias y objetivos.
-
La
implicación de los mandos intermedios.
-
La
participación de todos los funcionarios y empleados.
-
La
investigación de los resultados de la comunicación interna.
4.1. Las
herramientas de la comunicación interna en el ámbito publico
El desarrollo de las nuevas tecnologías de la información y
la administración electrónica han favorecido la mejora de las comunicaciones
internas en este sector, utilizando herramientas como:
-
Intranet:
es uno de los medios más utilizados. La mayor parte de las administraciones
cuenta con un portal del empleado, en el que se dan publicaciones tanto
formales como informales o personales. Como ventajas de este servicio, se
pueden citar su rapidez y el acceso a gran número de usuarios en poco tiempo.
-
Tablón
de anuncios.
-
Teléfono
de información: es utilizado para realizar consultas internas.
-
Reuniones
aleatorias: a veces es bueno que ante una labor encomendada se cree una reunión
para poner en común lo que se está realizando reconocer los logros de algún
compañero y ayudar a los que lo necesitan para conseguir el objetivo.
-
Reuniones
con la dirección: la dirección no se
puede desentender de la labor de sus subordinados; no es cuestión de control,
es cuestión de conocimiento de las tareas realizadas y de los problemas y
soluciones encontradas.
-
Revista
interna impresa o digital: con estas lecturas, en cuya elaboración pueden
participar los propios funcionarios o trabajadores, estos se sienten
comprendidos y apoyados.
-
Los
briefings: sesiones informativas en
las que se reciben instrucciones para cada persona o subgrupo.
-
Manual
de bienvenida: su objetivo es facilitar la integración de nuevos empleados,
transmitiéndoles los valores, objetivos y cultura de la administración a la que
pertenecen. Es muy útil sobre todo los primeros días para que adquieran
confianza.
-
Jornada
de puertas abiertas: el personal de la administración pública, de manera
totalmente voluntaria, se dedica a explicar que hace y como lo hace tanto a sus
propios compañeros como al público interesado.
-
Comunicaciones
escritas: la Administración utiliza diariamente diferentes medios de
comunicación escrita que sirven entre otras cosas para transmitir
instrucciones, procedimientos, recomendaciones, acuerdos, normas, etc.
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4.2. Documentos
de comunicación interna en entidades publicas
A continuación se presentan en
términos generales la definición y características de cada uno de estos
documentos:
4.2.1.Circular
interna
Comunicación formal de interés
general emitida por una Administración Pública para informar sobre diversos
aspectos de la Administración, en línea horizontal o descendente. Es emitida
con el fin de dar a conocer una misma información a varios destinatarios de
diferentes departamentos o áreas administrativas sin necesidad sin necesidad de
realizar una comunicación individual para cada destinatario.
La información que se transmite
en este tipo de documentos suele adoptar forma de:
- Acuerdos.
- Instrucciones.
- Procedimientos.
- Interpretación de normas.
- Decisiones.
- Informes y avisos.
4.2.2.Oficio
interno
Se trata de una comunicación formal interna, utilizada como
instrumento de apoyo en la difusión de información de carácter interno y
realizada por las áreas administrativas en el desempeño de sus funciones.
Los asuntos que se trataran utilizando este tipo de
comunicación son:
- Instrucciones.
- Normas.
- Ordenes.
- Observaciones.
- Avisos.
- Recordatorios.
- Gestiones y/o peticiones.
- Respuestas a peticiones.
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