3.3. la organización del archivo

3. la organización del archivo

Para que los datos que contienen los documentos se conviertan en información para las entidades públicas y privadas, se deben analizar y organizar.

Hay empresas que tardan en localizar sus  documentos, mientras que otras lo hacen de forma rápida y eficaz. La diferencia está en la organización del archivo.

Debe cumplir una serie de condiciones:

-          Estar personalizada: cada empresa debe establecer su sistema de archivo acorde con sus necesidades.

-          Ser adecuada y eficaz: El acceso a la documentación ha de ser ágil y contar con medidas de seguridad.

-          Iniciarse con el nacimiento del documento: no hay que esperarse a tener montañas de documentos para archivar.

-          Ser constante: se debe dedicar un tiempo diario al archivo para que todos los documentos estén en su sitio.

-          Darse a conocer: los empleados deben conocer las normas para utilizar los documentos.

-          Ser metódica: se deben seguir unas normas concretas que han de especificar la manipulación, conservación y destrucción de documentos.

-          Estar planificada: se deben evitar improvisaciones y precipitaciones.

3.1. Pasos para archivar un documento

Según el tipo de documento que se pretenda archivar, los pasos serán distintos. Se seguirá el siguiente proceso:

-          Aplicar las normas y criterios establecidos por la empresa, que se deben conocer sobre el archivo.

-          Identificar el tipo de documento.

-          Decidir sobre si es necesario archivarlo o destruirlo por carecer de interés para la empresa.

-          Comprobar si es necesario hacer copias, escanearlo o microfilmarlo.

-          Elegir el archivo donde se tiene que guardar, y si es en varios se guardara el original en uno y copias en los otros.

-          Archivar el documento.