Tiene importancia especial porque:
-
Se
utiliza como medio de participación de los trabajadores, clientes internos de
la empresa.
-
Los
trabajadores se sienten implicados en la toma de decisiones.
-
Una
buena comunicación interna ayuda a aumentar el rendimiento del trabajo.
-
Mejora
las relaciones de los propios trabajadores y la eficacia del trabajo en grupo.
3.1. Canales y herramientas de comunicación
internos
Las empresas disponen de una amplia relación de canales y
medios para difundir la información en toda la organización.
Cuando en el mensaje transmitido existe falta de claridad y
precisión, esta pude tener consecuencias negativas en una organización.
Es importante:
-
Tener
claro y preciso que y a quien se quiere comunicar.
-
Formular
cuidadosamente el mensaje con un lenguaje claro, conciso y apropiado.
-
Seleccionar
el medio o medios más adecuados para transmitir el mensaje.
-
Verificar
que el mensaje haya sido captado por el receptor o receptores al que va
dirigido.
-
Recibir
los mensajes de respuesta (feedback) y si es necesario continuar con la
comunicación.
Son
varias las herramientas que pueden usarse para reforzar la comunicación
interna: carteleras, correo electrónico o reuniones, entre otras.
3.1.1.
Clasificación de las herramientas utilizadas en la comunicación interna
-
Soporte impreso: con este tipo de medio se
intenta que la información perdure en el tiempo. Generalmente va dirigida a un
grupo, aunque las notas internas y el memorándum pueden ser dirigidos de forma
individual.
-
Contacto directo: con este tipo de medios se
pretende que la información llegue de forma rápida y directa a los
destinatarios, esperando en ocasiones que exista un feedback o respuesta.
-
Mixta o electrónica: utiliza las TIC como herramienta
de comunicación, con este tipo de medios es posible combinar el impacto grupal
y rapidez que ofrecen las nuevas tecnologías con la conservación de la
comunicación en el tiempo a bajo coste.
Formas
|
En
soporte impreso
|
Contacto
directo
|
Mixta
o electrónica
|
|
Medios
|
- Boletines
- Memorias institucionales
- Informativos para carteleras
- Diarios
- Murales
- Buzón de comunicación
- Notas internas o memorandos
|
- Conferencias
- Reuniones (desayunos, almuerzos de
trabajo)
- Exposiciones segmentadas (por
departamentos o áreas)
- Talleres grupales
|
- Correo electrónico
- Teléfono
- Fax
- Informativos on line
- Newsletters
- Correos de sugerencias
- Internet
|
|
En la siguiente tabla se muestran diferentes tipos de
herramientas utilizadas en la comunicación interna.
MEDIOS
DE COMUNICACION
|
CARACTERISTICAS
|
Manual
del empleado
|
Recoge toda
la información que los empleados necesitan para realizar sus funciones, las
condiciones de trabajo y el reglamento interno.
|
Memorando
|
También conocido como nota
interior. Se trata de una comunicación breve que deja constancia de
instrucciones internas a realizar por todos o parte de los trabajadores.
|
Circulares
internas
|
Los medios
para su difusión son variados y suelen dar a conocer órdenes, sugerencias o
convocatorias.
|
Newsletter
y House Horgan
|
Están siendo imprescindibles
en aquellas empresas que difunden su cultura corporativa entre sus empleados.
Se trata de revistas internas,
elaboradas generalmente por el departamento de marketing, que informan sobre
acontecimientos reuniones y novedades, planes de desarrollo y secciones de
entretenimiento.
|
Correo
electrónico
|
Sistema de
mensajes enviados entre ordenadores conectados en red. Este sistema es más
rápido, fomenta el ahorro de papel y posibilita adjuntar archivos.
|
Reuniones
|
Pueden ser individuales o de
grupo. En ambos casos facilitan el dialogo, personalizan la información y
verifican la comprensión de las informaciones transmitidas.
|
Pagina
web o intranet
|
Es posible
restringir el acceso a la página web a través de contraseñas para poder ser
utilizada como medio de comunicación interna.
En el caso
de intranet se trata de una red interna que facilita el acceso a la
información a los empleados.
|
Sistema
de sugerencias/ quejas
|
Está diseñado para recoger las
ideas y las quejas del personal de la empresa.
|
Encuestas
|
Permiten
recoger la opinión de los empleados sobre aspectos diversos de la gestión y
actividades de la organización.
|
Circulares
internas
|
Comunicación escrita en la que
la dirección de la empresa comunica algo a todo el personal o a una gran mayoría.
|
Tablón
de anuncios
|
Colocados
de forma estratégica para poder ser leídos; en ellos se colocan escritos,
gráficos, carteles, fotografías, avisos…
|
Informes
|
Documento donde se detallan de
forma ordenada los datos, hechos y conclusiones relacionados con una
actividad concreta.
|
Actas
|
Documentos
que resumen los acuerdos tomados en una reunión e identifican a los
asistentes a la misma.
|
Blog
interno
|
Su objetivo principal es
transmitir de forma clara la política corporativa de la empresa, pero enfocado
hacia los empleados de la organización.
|
Redes
sociales
|
Pueden ser
incorporadas con cualquier tipo de herramienta, ya sea internet como una wiki
o correo electrónico. Su manejo es fácil y su uso esta estandarizado entre la
sociedad.
|
Círculos
de calidad
|
Consisten en pequeños grupos
que se reúnen de forma periódica y voluntaria para discutir y analizar el
funcionamiento de la organización. El grupo propone soluciones y medidas para
adoptar, además de realizar seguimientos de su aplicación.
|
Wiki
|
Se trata de
una página web cuyos contenidos pueden ser editados por múltiples usuarios.
Suele ser editado por quienes quieren colaborar, agregando, modificando o
eliminando información.
|
Mensajería
instantánea
|
Permite crear grupos de
trabajo. Es compatible tanto con smartphones como con equipos de sobremesa.
Se utiliza tanto en la coordinación de trabajadores desplazados como de los
que están en la oficina.
|
Cartelería
|
Medio
efectivo y de bajo coste, siempre que se haya ubicado en un lugar concurrido
por los empleados y de fácil acceso virtual. Es necesario actualizar de forma
periódica e incluir en el cartel la fecha de su publicación. Estos carteles
suelen incluir resultados de la empresa, infracciones legales o sociales. Hay
que tener especial cuidado en evitar el “efecto paisaje” que produce la
cartelería que no se renueva.
|
3.2.1.Aviso
Son
comunicaciones breves que se realizan con el objeto de informar a gran número
de destinatarios. En
ellas se utiliza:
-
Un
lenguaje sencillo y comprensible.
-
Se
destacan los puntos más importantes del comunicado.
3.2.2.Memorándum
o nota interna
Se trata de informaciones internas escritas que son
utilizadas entre departamentos o secciones de una empresa para transmitir
ordenes, exponer temas, hacer recomendaciones, solicitar algo, etc.
Características
|
Estructura
|
-
Comunicados
redactados de forma breve y simple, sin mucho protocolo.
-
La
información es clara y precias, referida a un único tema.
|
CABECERA
Datos de quien lo manda, a
quien lo envía, por que se manda y fecha. No lleva formula de saludo.
|
CUERPO
Exposición de las peticiones,
comentarios, cuestiones, etc.
|
|
PIE
Fecha y firma. Se indica si
hay documento o copia adjunta y cualquier otra nota de interés para el
destinatario
|
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