3. El archivo y su gestión.
1. El
archivo
1.1.
Definición
Puede definirse de dos formas diferentes:
-
Como un conjunto ordenado de documentos.
-
Como el lugar donde se guardan dichos documentos.
1.2. Importancia
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Importancia del archivo en la
empresa
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Por imperativo legal
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Por propio interés
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Para consultar datos
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La Ley
obliga a la empresa a guardar ciertos documentos relacionados con su
actividad
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La información
es la base de la toma de muchas decisiones.
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Es fundamental
tener un archivo para la consulta de datos. Cada empresa tendrá que marcar
las pautas que indiquen que documentos se deben archivar y cuáles no.
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A nivel particular, necesitamos guardar nuestros documentos
de forma ordenada, para localizarlos rápidamente cuando se necesiten.
1.3. Funciones
-
Guardar y conservar los documentos.
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Crear un centro de consulta de información.
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Facilitar la localización rápida de documentos.
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Cumplir con las obligaciones legales
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Demostrar y acreditar mediante la documentación archivada
la realización de un acto por parte de la empresa.
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