4. Sistemas
de clasificación, ordenación y codificación.
-
Clasificación: es la tarea de agrupa los documentos de acuerdo a
características o propiedades
comunes a todos. Estos grupos deben ser únicos y estar diferenciados entre sí, formando
parte de la estructura global del archivo. Lo que se pretende es saber de qué información se dispone, como
tratarla y donde guardarla para poder ser
utilizada cuando se requiera.
-
Ordenar:
es la tarea que implica alinear, distribuir dentro de los grupos creados en la
clasificación.
-
Codificar:
es la tarea de asignar letras y/o números a los documentos clasificados para
registrarlos y archivarlos.
4.1.
Criterios de clasificación del archivo
Antes de elegir un criterio concreto se debe
tener en cuenta una serie de cuestiones:
-
Como
se organiza la empresa.
-
Que
documentos se tramitan.
-
Quien
tramita cada documento.
-
Que
documentos se guardan.
-
Donde
se guardan los documentos.
-
Quien
ésta autorizado para consultar la documentación.
-
Una
vez se tengan estas cuestiones claras, la empresa puede elegir el tipo de
archivo y la clasificación de los documentos.
Sistemas de clasificación:
4.2.
Clasificación alfabética
Son
organizados siguiendo el orden alfabético de alguno de sus atributos (nombre,
formato, tipo de documento, etc.)
Se debe
establecer una palabra ordenatriz por la que se va a clasificar.
Ventajas
|
Desventajas
|
Usos
|
-
Sencillo y de fácil utilización no necesita aprendizaje, es por todos
conocido.
-
Permite ampliaciones sin necesidad de mover lo que se tiene.
-
Es válido para todo tipo de documentos.
|
-
Hay que
determinarla palabra ordenatriz y no existe un criterio universal.
-
Si se extrae un
documento es necesario dejar una señal para que se sepa que falta.
|
Expedientes de:
-
Clientes
-
Proveedores
-
Empleados
-
Etc.
|
· Nombres de personas:
-
La
palabra ordenatriz es el primer apellido.
-
Si
el primer apellido de dos personas coincide, se ordena por el segundo apellido,
y si este coincide por el nombre.
-
Si
el apellido es compuesto se uno con un guion y se trata como si fuera uno
simple.
-
Los
apellidos con artículos o preposiciones se pueden clasificar de dos formas,
dependiendo de si tenemos en cuenta o no el artículo o preposición como parte
del apellido o del nombre.
· Teniendo en cuenta el artículo o
preposición.
· Sin tener en cuenta el artículo o
preposición.
-
Nombres
de personas extranjeras en los que no queda claro cuál es el nombre y cuál el
apellido. Se clasifican según e escriben.
· Nombres de empresas o
instituciones:
-
En
las empresas se considera palabra ordenatriz el primer sustantivo de la razón
social con significado distinto.
-
No
se tendrán en cuenta las palabras que definan el tipo de empresa.
-
No
se tendrán en cuenta artículos y preposiciones como palabras ordenatrizes
cuando acompañen a nombres de empresas.
-
Las
que son más conocidas por sus siglas que por su nombre completo se ordenan por
las siglas.
-
En
los organismos oficiales se considera palabra ordenatriz su denominación
genérica.
4.3.
Clasificacion numérica
Se asignan
números consecutivos a los documentos o expedientes que van a archivarse.
Ventajas
|
Desventajas
|
Usos
|
-
Sencillo y rápido.
-
Permite ampliaciones al añadir nuevos números.
-
Es fácil detectar errores porque dos documentos no pueden tener el
mismo número.
-
Si falta un documento se detecta enseguida, al ser números
correlativos.
|
-
Si se desconoce
el uso asignado al documento no es fácil su localización; a veces es casi
imposible.
-
Al ser números
correlativos, no pueden intercalarse nuevos documentos entre dos ya
existentes.
|
Clasificación de:
-
Pedidos.
-
Albaranes.
-
Facturas.
-
Cheques.
-
Correspondencia.
|
4.4.
Clasificación alfanumérica.
Combina las
clasificaciones alfabética y numérica. Asigna números y letras a cada elemento
de la ordenación.
El sistema
de ordenación dependerá de la composición del código; si van en primer lugar
los números y luego las letras se clasificaran en ese orden y viceversa.
Ventajas
|
Desventajas
|
Usos
|
-
Los documentos se localizan rápidamente.
-
Pueden intercalarse nuevos asuntos entre documentos existentes.
|
-
Es difícil
clasificar un documento cuando se refiere a varios asuntos.
-
Es complicado
tratar con un código de letras y números.
|
Clasificación de:
-
Matriculas de
vehículo.
-
Matriculas de
los alumnos de un instituto.
-
Partes de
trabajo.
|
4.5. Clasificación
por asunto o tema
Los
elementos se clasifican por el tema y contenido que tratan.
Ventajas
|
Desventajas
|
Usos
|
-
La documentación se localiza rápidamente.
-
Permite intercalar nuevos asuntos.
|
-
Cuando un
elemento se refiere a varios asuntos, es difícil clasificarlo.
|
Clasificación de:
-
Artículos de
tiendas almacenes; ferretería (clavos, tornillos, alicates…), papelerías (cuadernos,
lápices…),
|
4.6. Clasificación
geográfica
Ventajas
|
Desventajas
|
Usos
|
-
Es de fácil utilización.
-
Se pueden introducir subdivisiones.
-
Se combina fácilmente con otras clasificaciones.
|
-
Requiere un conocimiento
geográfico.
-
Si se extrae un
expediente del archivo, debe dejarse una señal para que se sepa que falta.
|
-
Empresas con
sucursales en distintas localidades.
-
Proveedores o
clientes de varias regiones de un producto.
|
4.7. Clasificación
cronológica
Utiliza como
criterio la fecha de los documentos o expedientes que se archivan.
Ventajas
|
Desventajas
|
Usos
|
-
Es sencillo y rápido.
-
Permite su ampliación fácilmente.
|
-
Si no se conoce
la fecha de un documento clasificado cronológicamente, es difícil de
localizar.
-
Si se extrae un
expediente o documento del archivo debe dejarse una señal.
|
-
Nominas en el
departamento de personal.
-
Pedidos recibidos
en el departamento de ventas.
|
