Las
fichas de almacén
El almacén de la empresa debe controlar en cada momento la
cantidad de existencias que tiene almacenadas en sus dependencias. Esta tarea
recibe el nombre de control de almacén o sistema de gestión de inventarios.
El objetivo de dicho control es doble:
-
Objetivo técnico: gestionar el espacio
físico disponible para almacenar los productos necesarios y así asegurar
la continuidad de la actividad de la empresa.
-
Objetivo económico: se divide en dos
partes: el control del coste mantenimiento del almacén y el conocimiento del
valor del patrimonio empresarial del que forma parte el stock almacenado.
La ficha de almacén es el documento que recoge los
movimientos de entrada y salida de stocks de cada producto y el valor que
tiene. A la cantidad de stocks que hay almacenada se la denomina nivel de
existencias.
La ficha de almacén se organiza en diferentes partes que se
dividen de la siguiente manera:
En el encabezado se suele situar el membrete de la empresa y
la información relativa a la identificación del producto, así como cualquier
otro dato que la empresa considere relevante:
-
La denominación del producto: código,
referencia, descripción, categoría, modelo, tipo, clase...
-
Las unidades de medida física de
almacenamiento: litro, kilogramos… También debe especificarse como se almacenan
esas unidades (paquetes, palés, lotes, botellas, etc.)
-
Unidades mínimas y máximas de stock en
el almacén, y el stock de seguridad establecido.
-
El periodo de tiempo en el que se
producen los movimientos de entrada y salida de productos que refleja la fecha
de almacén. Puede ser semanal, quincenal, trimestral, anual...
-
El método de valoración de stocks:
precio medio ponderado, FIFO, LIFO...
-
La ubicación dentro del almacén: ha de indicarse
el lugar físico que ocupa el producto en el almacén y también el operario que
se encarga de llevar a cabo el control de existencias en esa zona de almacén.
-
Otra información interesante: el
proveedor habitual del producto, el plazo de entrega convenido, etc.
El detalle de la ficha de almacén sirve para referir por
filas los movimientos de entrada y salida de los productos en el almacén, y se
divide en cuatro paneles:
-
En el primero se indica el número de orden
de cada movimiento; su origen, y la fecha en la que se produce la entrada o
salida del producto en el almacén.
-
Según el criterio de valoración utilizado,
cada movimiento puede ocupar una o varias filas del detalle de la ficha, en el
caso de que sea necesario utilizar más de una. Como suele suceder en el
criterio de valoración FIFO, cada movimiento se separa con una línea horizontal
más gruesa.
-
En el segundo panel, que está dividido
en tres columnas, registramos las entradas de productos en el almacén; en la
primera columna anotamos la cantidad de producto. En la segunda columna
registramos el coste unitario de adquisición, y en la tercera su valor, que
resulta de multiplicar la cantidad por el coste unitario de adquisición.
-
El panel de las salidas también está
divido en tres columnas. En ellas se anotan la cantidad de producto que sale
del almacén, el precio asignado según el método de valoración aplicado y su
valor, que resulta de multiplicar la cantidad por el precio de salida del
producto.
-
El último panel es el de existencias, y
en él se indican las existencias finales que permanecen en el almacén una vez
realizado el movimiento, es decir, es el nivel o volumen de stock de un
determinado producto en la fecha indicada. Como los dos paneles anteriores,
están divididos en columnas donde se registran la cantidad de existencias, el
coste unitario y el valor de la mercancía en el almacén.
Criterios de valoración de existencias
En
el almacén se producen los siguientes movimientos de entrada y salida de
productos:
-
Las
entradas en el almacén se pueden producir por:
§ Adquisiciones
o compras dirigidas al almacén de aprovisionamiento.
§ Las
incorporaciones al almacén de productos determinados de unidades fabricadas en
la propia empresa.
§ También
se consideran entradas las producidas por devoluciones de ventas a clientes.
- Las salidas se pueden producir por:
§ La
venta de los productos terminados.
§ La
incorporación de materias primas y otros productos al proceso productivo, en el
caso del almacén de aprovisionamiento.
§ Las
devoluciones de compras. Si todos los productos estuvieran valorados
al mismo precio o coste de adquisición, sería muy sencillo calcular el valor de
los productos que hay en stock. Ç
Sin embargo, lo habitual es que el coste no sea el mismo por
eso usamos un criterio para valorar las existencias que están almacenadas. Los
criterios aceptados por las normas son dos:
- El
precio medio ponderado: es el método que se usa generalmente, y consiste en
calcular el valor de las existencias finales mediante la aritmética ponderada
de los distintos precios de la entrada según la cantidad de existencias
adquiridas.
- El
método FIFO: se usa menos. El criterio que utiliza para calcular el valor de
las existencias finales es el orden de entrada y salida de las existencias en
el almacén.
Las existencias que
primero salen del almacén se valoran a los costes de las que entraron primero,
de manera que las existencias finales quedan valoradas a los costes de los últimos
productos que entraron al almacén.
El inventario
Concepto
Un
inventario es una lista o relación de los bienes que comprenden el patrimonio
de una empresa y, por tanto, incluye los materiales o productos que están
disponibles en el almacén de la empresa.
Mediante la confección de inventarios se persiguen los siguientes objetivos:
Mediante la confección de inventarios se persiguen los siguientes objetivos:
-
Conocimiento del valor patrimonial de
la empresa: las existencias que se encuentran en el almacén forman parte del
activo corriente de la empresa, y por tanto, de su patrimonio. Además se
realiza inventario de los demás bienes que posee la empresa: edificios, elementos
de transporte, maquinaria, equipos de oficina, etc., que forman su archivo no
corriente.
-
Control de las existencias disponibles
en cada momento en el almacén. El Plan General de Contabilidad define las
existencias como <<activos poseídos para ser vendidos en el curso normal
de la explotación, en proceso de producción o en forma de materiales o
suministros para ser consumidos en el proceso de producción o en la prestación
de servicios>>.
Se trata de <<mercaderías, materias primas, otros
aprovisionamientos, productos en curso, productos semiterminados, productos
terminados y subproductos, residuos y materiales recuperados.>>
Mercaderías son los bienes que compra y vende una empresa comercial.
-
Cálculo de las variaciones de
existencias almacenadas que se tienen en cuenta para hallar el beneficio
o pérdida de cada ejercicio económico.
Tipos de inventario
Para conocer exactamente de cuántas existencias dispone el almacén de una empresa y cuál es su estado, se realiza diferentes controles.
Al final de cada periodo contable, normalmente el 31 de diciembre, se realiza el recuento físico de todas las mercancías almacenadas. Este recuento se compara con el control que se realiza mediante las fichas de almacén, donde se anotan cada uno de los movimientos de salida y entrada de cada unidad de producto.
El inventario permanente
Características
El control de almacén mediante el inventario permanente supone el seguimiento de todos los movimientos físicos de entrada y salida de cada una de las mercancías ubicadas en el almacén de la empresa; además, también informa en todo momento del valor de las existencias almacenadas al aplicar alguno de los métodos de valoración de las existencias aceptados: PMP o FIFO.
En esta fichas se registran las entradas y salidas de mercancías de las instalaciones de la empresa, en contraposición al inventario físico que se confecciona mediante un recuento in situ de las mercancías emplazadas en el almacén.
De este modo, la gestión de almacenes se realiza de una manera muy detallada y con carácter <<permanente>>, porque cualquier movimiento se registra de forma automática, especialmente si el control se realiza de manera informatizada.
Proceso
La implantación del inventario permanente exige en la inmensa mayoría de los casos, especialmente en grandes empresas, la utilización de algún software de gestión y control de inventarios.
Homebase o Stock Control son ejemplos de software libre (gratuito) de gestión de inventario, y entre las muchas aplicaciones de pago podemos citar SAP o DataFlow ERP.
Algunos de los programas permiten la gestión integral del proceso logístico emitiendo las órdenes de reposición, pedidos, albaranes, facturas, además de la gestión de inventario.
Las pequeñas empresas y especialmente las microempresas suelen utilizar fichas de almacén creadas en hojas de cálculo.
Estas aplicaciones son gestores de bases de datos en los que previamente se deben introducir todos los parámetros necesarios: códigos de producto, descripciones, precios, stocks mínimos, stocks de seguridad, stocks máximos, plazos de entrega, ubicaciones en el almacén, etc. Esta tarea, que puede resultar tediosa, se realiza en muchas ocasiones mediante la lectura de códigos de barras.
Así se puede disponer de información sobre:
-
El proceso de recepción de las
existencias.
-
Los promedios de existencias, costes de
almacenamiento y niveles de stocks.
-
La ubicación de los productos en el
almacén que además quedan clasificados por categorías, familias o gamas.
-
El historial de movimiento de cada
producto, con información sobre el momento en el que los artículos entraron o
salieron del almacén.
-
El proceso de preparación de pedidos.
El inventario físico
Características
El inventario de cierre viene regulado por el Código de Comercio, que indica que debe transcribirse al libro de inventarios de la empresa el inventario de cierre del ejercicio.
Este libro debe recoger una relación detallada y valorada de los distintos bienes que constituyen el patrimonio de la empresa al final del ejercicio económico.
La realización del inventario de cierre del ejercicio es muy importante, ya que su resultado se incluirá en el balance de la empresa dentro del apartado que recoge los bienes y derechos que posee en su patrimonio: el activo.
Proceso
Consiste
en realizar un recuento físico, in situ, en las instalaciones del almacén de la
empresa, de todos las existencias que forman parte de su patrimonio.
Existen dos procedimientos para realizar los recuentos:
Existen dos procedimientos para realizar los recuentos:
-
Comprobar los resultados del recuento
físico realizado directamente en el almacén con las cantidades registradas en
el inventario permanente: es el inventario informado.
-
Realizar el recuento sin información
del inventario permanente, de manera que se van anotado en el listado de
productos las cantidades de existencias que están almacenadas; es el inventario
a ciegas.
Una vez concluido el recuento del inventario físico se debe
comparar las cantidades que realmente se encuentran en el almacén con las
reflejadas en los libros de la empresa y las fichas del inventario permanente,
y posteriormente realizar los ajustes contables oportunos para que el balance
refleje exactamente la situación patrimonial.
El libro de inventarios y otros
documentos
La gestión de almacenes se realiza cada vez más de manera
informatizada, especialmente en los almacenes de mayor capacidad. Para ello se
utiliza aplicaciones informáticas específicas tales como Tracestore o Easylog,
que facilitan la gestión de existencias en el almacén y están diseñadas
para optimizar la cantidad de inventario existente.
Con estas aplicaciones se puede confeccionar todo tipo de documentos relacionados con la gestión de almacenes, como libros de inventario o fichas de almacén.
La hoja de cálculo es también una herramienta muy útil en la gestión de almacenes. Con ella podemos crear tanto los libros de inventario como fichas de almacén que nos permitan controlar los movimientos de las existencias más significativas o los almacenes más pequeños.
Con estas aplicaciones se puede confeccionar todo tipo de documentos relacionados con la gestión de almacenes, como libros de inventario o fichas de almacén.
La hoja de cálculo es también una herramienta muy útil en la gestión de almacenes. Con ella podemos crear tanto los libros de inventario como fichas de almacén que nos permitan controlar los movimientos de las existencias más significativas o los almacenes más pequeños.
El Libro inventario
En el libro de inventario queda reflejada con detalle una
relación de todas las existencias finales que se encuentran almacenadas en la
empresa, y expresa los bienes que posee con indicación de su valor, calculado mediante
un método de valoración.
Otros documentos
Otros
documentos relacionados con el inventario son:
-
Fichas de almacén: documento que
contiene información detallada sobre los movimientos de entrada y salida de existencias
en el almacén, así como de su valor patrimonial.
-
Ordenes de reposición: documentos que
utilizan los departamentos de una empresa para solicitar productos al almacen.
-
Hojas de solicitud: documentos que el
almacén emite para solicitar al departamento de Compras que adquiera mercancías
a los proveedores.
-
Pedidos: documentos mediante los cuales
las empresas solicitan productos a sus proveedores
-
Albaranes: documentos que acompañan a
la mercancía que un proveedor entrega a su cliente.
-
Ordenes de trabajo: documentos en los
que se solicita a los operarios del almacén que realicen movimientos de las
mercancías en el almacén, como preparar un pedido.
-
Partes de trabajo: documentos en los
que un operario indica el trabajo realizado.
-
Notas de entrada o de salida: reflejan
los productos que entran o salen del almacén de la empresa.
-
Requisiciones de materiales: informan
sobre las materias primas que la fábrica necesita para su actividad productiva.
