7 LA IMAGEN EN LA EMPRESA

7LA IMAGEN EN LA EMPRESA

La imagen corporativa

Es la forma en que perciban la empresa o la organización las personas que no forman parte de ella.

Esta imagen debe ser clara, precisa y homogénea. La imagen corporativa transmite una idea al consumidor para termina creando un vinculo de confianza y fidelidad entre ambos.

Componentes de  la imagen corporativa.

-          Logotipo: es el elemento grafico que identifica a la corporación.

-          Marca o nombre: se trata del signo distintivo de un producto en el mercado.

-          Color del logotipo y de la marca: los colores tienen una gran importancia porque dependiendo de la cultura se asocia con atributos. Los colores cálidos son estimulantes, excitantes y generadores de alegría (del rojo al amarillo) , mientras que los fríos son colores que tranquilizan y relajan (van del azul al verde)

-          Presentación de los productos: son los distintos formatos.

-          Edificaciones: lugares físicos donde localizar a la empresa.

-          Personajes: seres humanos, animales o de cualquier otro tipo.

-          Icono: signo que sustituye al objeto mediante su significación.

-          Música: identificación de la empresa o producto a través de los sonidos.

-          Eslogan: formula breve y original utilizada para publicidad que nos recuerda la imagen y la marca.

-          Comunicación: elemento muy importante para difundir la imagen corporativa.

En muchas empresas y corporaciones estos componentes son recogidos en el Manual corporativo, donde se establecen los objetivos:

-          Especificar la cultura de la corporación.

-          Definir la personalidad corporativa.

-          Crear un sentido de pertenencia a la corporación y liderazgo en el sector.

-          Propiciar la creación de nuevos productos y servicios.

-          Formar opiniones públicas favorables.

-          Optimizar las comunicaciones.

La imagen corporativa a través de la recepción

La percepción que se tiene de una empresa muchas veces se genera en la primera visita, por lo que debemos ser conscientes de que puede que no haya una segunda oportunidad para causar una buena impresión.

-          El espacio: el espacio destinado a la recepción debe ser agradable, para que las personas que la visiten se lleven una grata impresión. La decoración correcta, la amplitud del espacio, la buena calidad de los materiales, su funcionalidad y limpieza ayudan a generar una imagen positiva de la empresa. El visitante debe sentirse orientado, bien atendido y seguro.

-          La atención personal: las personas que atienden la recepción tienen que ser conscientes de la importancia de su puesto como relaciones públicas de la empresa. Para poder realizar un buen trabajo las personas que trabajan en recepción deben conocer:

§  La organización interna de la empresa o la corporación.

§  Normas, reglas y protocolo de actuación de la empresa o corporación.

§  Nombres y cargos de todo el personal.

§  Manejo de la centralita telefónica.

§  Números habituales de personas, empresas u organizaciones con las que tiene que contactar.

§  Números de las extensiones de los departamentos, secciones o divisiones de la propia organización.

§  Manejo de los equipos informáticos u otros para desempeña sus tareas.

La atención debe ser profesional y reflejar una buena disposición. Hay que mostrar el mismo interés por todos los visitantes sin prejuzgar su apariencia personal o posición económica, y actuar con diplomacia, para que todos queden satisfechos

Es primordial mantener la discreción y confidencialidad.

Organización del entorno físico del espacio de acogida

Es importante que el espacio de acogida en una empresa se presente organizado.

Así, para organizar un espacio físico se puede seguir los siguientes pasos:

1. Dividir el espacio en zonas.

2. Ordenar de lo más fácil a lo más difícil.

3. Clasificar, suprimir o reorganizar los objetos de una zona hasta terminar.

4. Seguir con otra zona de más dificultad y repetir los pasos anteriores.

Una vez organizado es hora de mantenerlo todo ordenado, ya que las personas que nos visitan deben llevarse la impresión de que tenemos todo bajo control y sabemos dónde está cada objeto o documento.

Podemos seguir una serie de reglas para conseguir mantener la organización:

-          Si se tiene tiempo, guardar las cosas cuando se termine de usarlas.

-          Si no se dispone de tiempo, tener una bandeja para depositar objetos o documentos que estén fuera de su lugar para guardarlos con posterioridad. Cuando se tengan unos minutos libres, guardar todo lo que no esté en su lugar.

-          Reservar diez minutos antes de marcharse del trabajo para dejar en su lugar lo depositado en la bandeja y ordenarlo todo para que al día siguiente se empiece a trabajar sabiendo dónde está cada cosa.

-          Depositar en una caja los objetos o publicaciones que no están actualizados o resulten hasta ser depositados en el área de reciclaje.

La recepción de una empresa debe transmitir comodidad y tranquilidad, para que el visitante se sienta atraído por los productos y/o servicios que se le ofrecen, sin olvidar que es un lugar con muchas facetas, donde se desarrollan múltiples tareas.

§  Condiciones ambientales   

Condición	Problema	Solución
Iluminación	-          Si es incorrecta, forzamos la vista, lo que da lugar a cansancio y agotamiento. -          Reflejos y deslumbramiento sobre la pantalla del ordenador hacen que se varíe la postura para evitarlos o incluso se cambie la situación del mobiliario.	-          A ser posible hay que tener ventanas que aporten luz natural. Si no es posible, se debe realizar una disposición homogénea de luz difusa, reforzando con focos de iluminación las zonas donde se debe leer
Climatización	-          Excesivo calor o frio, corrientes de aire o ambiente demasiado seco pueden afectar a los trabajadores y a las visitas. -          Aparición de gérmenes ambientales. -          Aumento de la temperatura por la luz solar.	-          Mantener una temperatura de 20 a 22 ºC y evitar corrientes de aire dirigidas al cuerpo. Si hay ventanas abrirlas para ventilar la estancia. -          Limpieza y mantenimiento de instalaciones de aire. -          Instalar dispositivos que protejan del sol.
Ruido	-          Demasiado ruido puede ser el origen de enfermedades como el estrés o la pérdida de audición.	-          Colocar materiales que absorban el ruido o paneles que separen las zonas ruidosas.
Colores	-          Determinados colores pueden incrementar el estrés.	-          Se recomienda pintar las paredes de colores pastel: amarillo o salmón. El beis o el marrón relajan. El naranja favorece la interactuación y los amarillos la comunicación.
Música	-          Música muy alta puede convertirse en ruido y puede distraer.	-          La música suave, no muy perceptible, ayuda a crear un ambiente de armonía y tranquilidad.
Perfumes	-          Excesivo perfume puede incomodar.	-          Usar fragancias frescas que huelen a limpio.

Hay empresas que son identificadas por un olor determinado, pero no es fácil elegir un aroma y acertar: debemos que tener en cuenta lo siguiente:

-          Elegir un aroma que transmite la personalidad de la empresa u organización.

-          Ser acorde con los productos o servicios que se ofrecen. Por ejemplo, ropa deportiva: olores frescos a hierba o cítricos.

-          Pensar en el tipo de público que visita la recepción (jóvenes, ejecutivos, deportistas, etc.)

Disposición y tipos de materiales auxiliares

Los materiales con que cuenta la zona de recepción y sala de espera debe ser de calidad, para que sean duraderos, estables y garanticen la seguridad de las diferentes personas que visiten la empresa.

Lo podemos dividir en:

§  Elementos de información

-          Muchas empresas en la recepción instalan cuadros o paneles con información sobre planos, organigramas, área, personal y las infraestructuras de la empresa. Hay que asegurar de que estén sujetos de forma estable para evitar que caigan sobre los visitantes al acercarse o tocarlos.

-          Para facilitar la autoinformación, algunas empresas y organismos en la recepción instalan puntos de información táctil: pantallas táctiles conectadas a un ordenador que permiten interactuar al público con los programas instalados.

§  Elementos de accesibilidad

-          Los pasillos y las puertas deben ser accesibles a personas con discapacidad: deben tener las dimensiones apropiadas para permitir desplazamientos en sillas de ruedas.

-          Si la empresa no está en una planta baja, hay que facilitar el acceso mediante un ascensor o rampa.

-          Es conveniente tener un aseo cerca de la zona de recepción o sala de espera que esté adaptado para personas con movilidad reducida.

§  Elementos de evacuación

-          En la recepción se puede tener elementos de extinción de incendios, visibles pero que no obstaculicen la circulación de las personas.

-          Habrá señalizadores para indicar la salida y las escaleras colocadas a una altura apropiada para que se puedan ver con facilidad.

-          Si las señalizaciones o indicadores son de textos, serán frases cortas y simples, y el color del texto debe contrastar con el fondo.

Mobiliario

El mobiliario debe ser adecuado al tipo de empresa para que cumpla con las necesidades básicas que requiere el lugar. Hay que tener en cuenta la calidad de los materiales y el diseño, sin olvidar la funcionalidad, porque no deja de ser un centro de trabajo.

-          Lo importante de los muebles de recepción es que sean cómodos tanto para el personal como para los visitantes.

-          Lo muebles actuales tienden a tener formas sencillas, modulares, combinando maderas y cristal con acero y aluminio.

-          Es recomendable la utilización de muebles en tonos grises, beis crema o madera con acabados mate para evitar contrastes fuertes.

-          Es conveniente elegir sillas que sean fáciles de lavar y deben ser suficientes para que se puedan sentar los visitantes en cualquier momento, pero sin que haya un exceso de ellas.

-          La recepción tendrá mesas donde colocar revistas o elementos de decoración que sirvan para que los visitantes depositen sus bolsos o maletines.

Decoración

En la recepción de una empresa no debe descuidarse la decoración.

En el espacio de acogida se pueden poner pequeñas plantas encima de alguna mesa o en un rincón, sin que obstruya el paso

Es aconsejable colocar alguna pintura o fotografía que sea acorde con la organización y que llame la atención, junto con diplomas, certificaciones y premios recibidos por la empresa.