7 VALORACION DE EXISTENCIAS

7. Valoración de existencias

Las fichas de almacén

El almacén de la empresa debe controlar en cada momento la cantidad de existencias que tiene almacenadas en sus dependencias. Esta tarea recibe el nombre de control de almacén o sistema de gestión de inventarios. El objetivo de dicho control es doble:

-      Objetivo técnico: gestionar el espacio físico disponible  para almacenar los productos necesarios y así asegurar la continuidad de la actividad de la empresa.

-      Objetivo económico: se divide en dos partes: el control del coste mantenimiento del almacén y el conocimiento del valor del patrimonio empresarial del que forma parte el stock almacenado.

La ficha de almacén es el documento que recoge los movimientos de entrada y salida de stocks de cada producto y el valor que tiene. A la cantidad de stocks que hay almacenada se la denomina nivel de existencias.

La ficha de almacén se organiza en diferentes partes que se dividen de la siguiente manera:

En el encabezado se suele situar el membrete de la empresa y la información relativa a la identificación del producto, así como cualquier otro dato que la empresa considere relevante:

-      La denominación del producto: código, referencia, descripción, categoría, modelo, tipo, clase...

-      Las unidades de medida física de almacenamiento: litro, kilogramos… También debe especificarse como se almacenan esas unidades (paquetes, palés, lotes, botellas, etc.) 

-      Unidades mínimas y máximas de stock en el almacén, y el stock de seguridad establecido.

-      El periodo de tiempo en el que se producen los movimientos de entrada y salida de productos que refleja la fecha de almacén. Puede ser semanal, quincenal, trimestral, anual...

-      El método de valoración de stocks: precio medio ponderado, FIFO, LIFO...

-      La ubicación dentro del almacén: ha de indicarse el lugar físico que ocupa el producto en el almacén y también el operario que se encarga de llevar a cabo el control de existencias en esa zona de almacén.

-      Otra información interesante: el proveedor habitual del producto, el plazo de entrega convenido, etc.

El detalle de la ficha de almacén sirve para referir por filas los movimientos de entrada y salida de los productos en el almacén, y se divide en cuatro paneles:

-      En el primero se indica el número de orden de cada movimiento; su origen, y la fecha en la que se produce la entrada o salida del producto en el almacén.

-      Según el criterio de valoración utilizado, cada movimiento puede ocupar una o varias filas del detalle de la ficha, en el caso de que sea necesario utilizar más de una. Como suele suceder en el criterio de valoración FIFO, cada movimiento se separa con una línea horizontal más gruesa.

-      En el segundo panel, que está dividido en tres columnas, registramos las entradas de productos en el almacén; en la primera columna anotamos la cantidad de producto. En la segunda columna registramos el coste unitario de adquisición, y en la tercera su valor, que resulta de multiplicar la cantidad por el coste unitario de adquisición.

-      El panel de las salidas también está divido en tres columnas. En ellas se anotan la cantidad de producto que sale del almacén, el precio asignado según el método de valoración aplicado y su valor, que resulta de multiplicar la cantidad por el precio de salida del producto.

-      El último panel es el de existencias, y en él se indican las existencias finales que permanecen en el almacén una vez realizado el movimiento, es decir, es el nivel o volumen de stock de un determinado producto en la fecha indicada. Como los dos paneles anteriores, están divididos en columnas donde se registran la cantidad de existencias, el coste unitario y el valor de la mercancía en el almacén.

Criterios de valoración de existencias

En el almacén se producen los siguientes movimientos de entrada y salida de productos:

-      Las entradas en el almacén se pueden producir por:

§  Adquisiciones o compras dirigidas al almacén de aprovisionamiento.

§  Las incorporaciones al almacén de productos determinados de unidades fabricadas en la propia empresa.

§  También se consideran entradas las producidas por devoluciones de ventas a clientes.

-      Las salidas se pueden producir por:

§  La venta de los productos terminados.

§  La incorporación de materias primas y otros productos al proceso productivo, en el caso del almacén de aprovisionamiento.

§  Las devoluciones de compras. Si todos los productos estuvieran  valorados al mismo precio o coste de adquisición, sería muy sencillo calcular el valor de los productos que hay en stock. Ç

Sin embargo, lo habitual es que el coste no sea el mismo por eso usamos un criterio para valorar las existencias que están almacenadas. Los criterios aceptados por las normas son dos:

-      El precio medio ponderado: es el método que se usa generalmente, y consiste en calcular el valor de las existencias finales mediante la aritmética ponderada de los distintos precios de la entrada según la cantidad de existencias adquiridas.

-      El método FIFO: se usa menos. El criterio que utiliza para calcular el valor de las existencias finales es el orden de entrada y salida de las existencias en el almacén.

Las existencias que primero salen del almacén se valoran a los costes de las que entraron primero, de manera que las existencias finales quedan valoradas a los costes de los últimos productos que entraron al almacén.

El inventario

Concepto

Un inventario es una lista o relación de los bienes que comprenden el patrimonio de una empresa y, por tanto, incluye los materiales o productos que están disponibles en el almacén de la empresa.

Mediante la confección de inventarios se persiguen los siguientes objetivos:

-      Conocimiento del valor patrimonial de la empresa: las existencias que se encuentran en el almacén forman parte del activo corriente de la empresa, y por tanto, de su patrimonio. Además se realiza inventario de los demás bienes que posee la empresa: edificios, elementos de transporte, maquinaria, equipos de oficina, etc., que forman su archivo no corriente.

-      Control de las existencias disponibles en cada momento en el almacén. El Plan General de Contabilidad define las existencias como <<activos poseídos para ser vendidos en el curso normal de la explotación, en proceso de producción o en forma de materiales o suministros para ser consumidos en el proceso de producción o en la prestación de servicios>>.

Se trata de <<mercaderías, materias primas, otros aprovisionamientos, productos en curso, productos semiterminados, productos terminados y subproductos, residuos y materiales recuperados.>> Mercaderías son los bienes que compra y vende una empresa comercial.

-      Cálculo de las variaciones de existencias  almacenadas que se tienen en cuenta para hallar el beneficio o pérdida de cada ejercicio económico.

Tipos de inventario

Para conocer exactamente de cuántas existencias dispone el almacén de una empresa y cuál es su estado, se realiza diferentes controles.

Al final de cada periodo contable, normalmente el 31 de diciembre, se realiza el recuento físico de todas las mercancías almacenadas. Este recuento se compara con el control que se realiza mediante las fichas de almacén, donde se anotan cada uno de los movimientos de salida y entrada de cada unidad de producto.

El inventario permanente

Características 

El control de almacén mediante el inventario permanente supone el seguimiento de todos los movimientos físicos de entrada y salida de cada una de las mercancías ubicadas en el almacén de la empresa; además, también informa en todo momento del valor de las existencias almacenadas al aplicar alguno de los métodos de valoración de las existencias aceptados: PMP o FIFO.

En esta fichas se registran las entradas y salidas de mercancías de las instalaciones de la empresa, en contraposición al inventario físico que se confecciona mediante un recuento in situ de las mercancías emplazadas en el almacén.

De este modo, la gestión de almacenes se realiza de una manera muy detallada y con carácter <<permanente>>, porque cualquier movimiento se registra de forma automática, especialmente si el control se realiza de manera informatizada.

Proceso

La implantación del inventario permanente exige en la inmensa mayoría de los casos, especialmente en grandes empresas, la utilización de algún software de gestión y control de inventarios.

Homebase o Stock Control son ejemplos de software libre (gratuito) de gestión de inventario, y entre las muchas aplicaciones de pago podemos citar SAP o DataFlow ERP.

Algunos de  los programas permiten la gestión integral del proceso logístico emitiendo las órdenes de reposición, pedidos, albaranes, facturas, además de la gestión de inventario.

Las pequeñas empresas y especialmente las microempresas suelen utilizar fichas de almacén creadas en hojas de cálculo.

Estas aplicaciones son gestores de bases de datos en los que previamente se deben introducir todos los parámetros necesarios: códigos de producto, descripciones, precios, stocks mínimos, stocks de seguridad, stocks máximos, plazos de entrega, ubicaciones en el almacén, etc. Esta tarea, que puede resultar tediosa, se realiza en muchas ocasiones mediante la lectura de códigos de barras.

Así se puede disponer de información sobre:

-      El proceso de recepción de las existencias.

-      Los promedios de existencias, costes de almacenamiento y niveles de stocks.

-      La ubicación de los productos en el almacén que además quedan clasificados por categorías, familias o gamas.

-      El historial de movimiento de cada producto, con información sobre el momento en el que los artículos entraron o salieron del almacén.

-      El proceso de preparación de pedidos.

El inventario físico

Características

El inventario de cierre viene regulado por el Código de Comercio, que indica que debe transcribirse al libro de inventarios de la empresa el inventario de cierre del ejercicio.

Este libro debe recoger una relación detallada y valorada de los distintos bienes que constituyen el patrimonio de la empresa al final del ejercicio económico.

La realización del inventario de cierre del ejercicio es muy importante, ya que su resultado se incluirá en el balance de la empresa dentro del apartado que recoge los bienes y derechos que posee en su patrimonio: el activo.

Proceso

Consiste en realizar un recuento físico, in situ, en las instalaciones del almacén de la empresa, de todos las existencias que forman parte de su patrimonio.

 Existen dos procedimientos para realizar los recuentos:

-      Comprobar los resultados del recuento físico realizado directamente en el almacén con las cantidades registradas en el inventario permanente: es el inventario informado.

-      Realizar el recuento sin información del inventario permanente, de manera que se van anotado en el listado de productos las cantidades de existencias que están almacenadas; es el inventario a ciegas.

Una vez concluido el recuento del inventario físico se debe comparar las cantidades que realmente se encuentran en el almacén con las reflejadas en los libros de la empresa y las fichas del inventario permanente, y posteriormente realizar los ajustes contables oportunos para que el balance refleje exactamente la situación patrimonial.

El libro de inventarios y otros documentos

La gestión de almacenes se realiza cada vez más de manera informatizada, especialmente en los almacenes de mayor capacidad. Para ello se utiliza aplicaciones informáticas específicas tales como Tracestore o Easylog, que facilitan la gestión de existencias en el almacén y están  diseñadas para optimizar la cantidad de inventario existente.

Con estas aplicaciones se puede confeccionar todo tipo de documentos relacionados con la gestión de almacenes, como libros de inventario o fichas de almacén.

La hoja de cálculo es también una herramienta muy útil en la gestión de almacenes. Con ella podemos crear tanto los libros de inventario como fichas de almacén que nos permitan controlar los movimientos de las existencias más significativas o los almacenes más pequeños.

El Libro inventario

En el libro de inventario queda reflejada con detalle una relación de todas las existencias finales que se encuentran almacenadas en la empresa, y expresa los bienes que posee con indicación de su valor, calculado mediante un método de valoración.

Otros documentos

Otros documentos relacionados con el inventario son:

-      Fichas de almacén: documento que contiene información detallada sobre los movimientos de entrada y salida de existencias en el almacén, así como de su valor patrimonial. 

-      Ordenes de reposición: documentos que utilizan los departamentos de una empresa para solicitar productos al almacen.

-      Hojas de solicitud: documentos que el almacén emite para solicitar al departamento de Compras que adquiera mercancías a los proveedores.

-      Pedidos: documentos mediante los cuales las empresas solicitan productos a sus proveedores 

-      Albaranes: documentos que acompañan a la mercancía que un proveedor entrega a su cliente.

-      Ordenes de trabajo: documentos en los que se solicita a los operarios del almacén que realicen movimientos de las mercancías en el almacén, como preparar un pedido.

-      Partes de trabajo: documentos en los que un operario indica el trabajo realizado.

-      Notas de entrada o de salida: reflejan los productos que entran o salen del almacén de la empresa.

-      Requisiciones de materiales: informan sobre las materias primas que la fábrica necesita para su actividad productiva.