5.. GESTIÓN DE LA RECEPCIÓN DE LA CORRESPONDENCIA Y PAQUETERÍA

5. GESTIÓN DE CORRESPONDENCIA Y PAQUETERÍA

1. Gestión de la recepción de la correspondencia y paquetería

En todas las empresas existe una persona o departamento encargado de la manipulación de la correspondencia que llega a la organización o sale de esta.

1.1.   Fases

El proceso de gestión de la recepción de la correspondencia y paquetería sigue las fases que vamos a ver a continuación.

1.1.1.              Recepción y clasificación

Al recibir la correspondencia o paquetes, el personal responsable de la recepción debe asegurarse de que el destinatario es la empresa o el personal que trabaja en ella. En el caso de que llegue a través del servicio de mensajería, la comprobación se efectuara antes de firmar el recibo de entrega. En caso de ser un error, no se aceptara el envió. Si la correspondencia llega a través de correos y se ha producido algún error y el destinatario no es la empresa, o la persona a la que se dirige no forma parte del personal que trabaja en ella, se clasificara como correo para devolver, en un casillero o apartado y será remitido de nuevo a la oficina de correos.

1.1.2.              Apertura y selección

No toda la correspondencia o paquetería que llega a la empresa puede ser abierta por la persona a la que va dirigida. En estos casos suele aparecer en el sobre la indicación de <<confidencial>>, <<personal>>, u otras expresiones similares.

1.1.3.              Numeración y registro

A cada carta o paquete recibido se le asignara un número de entrada para facilitar su registro, control y posterior búsqueda.

Registro de entrada de correspondencia

Datos de entrada

Remitente

Clase de envío

Anexos

Asunto

Departamento de destino

Observaciones

Nº

Fecha

Hora

Nombre o razón social

Localidad

· Datos de entrada:

-          Numero: refleja el orden en que ha llegado el documento a la empresa, y como regla general se clasificaran primero los documentos urgentes.

-          Fecha de entrada: es la fecha en la que se ha registrado, que no tiene por qué coincidir con la fecha en la que se escribió el documento, ni con la fecha en que se recibió, porque puede haber llegado a última hora de la mañana y no haber sido registrada la entrada hasta el día siguiente.

-          Hora de entrada: es importante sobre todo si se ha recibido por correo o mensajería urgente, para que conste el momento exacto en que ha llegado a la empresa.

-          Remitente: ha de constar el nombre de la persona, empresa u organismo que envía la correspondencia, así como la localidad desde donde se remite.

-          Clase de envío: carta, telegrama, revista, burofax, paquete, etc.

-          Anexos: documentos que acompañen al envío, como pedidos, facturas, cheques, etc.

-          Departamento de destino: es el departamento al que se va a enviar el documento o paquete.

-          Observaciones: se anotara cualquier anomalía o aspecto que pueda presentar la correspondencia y que pueda ser importante.

1.1.4.              Distribución

Una vez registrada la correspondencia y paquetería, se han de entregar a los departamentos o personas a las que van dirigidas.

 El reparto se efectuara por:

-          Correspondencia urgente.

-          Documentación con la clasificación de personal o confidencial, que se entregará en mano a la persona destinataria.

-          Correo ordinario,

Las empresas y entidades pueden distribuir la correspondencia y paquetería de diferentes formas:

-          Distribución mediante casilleros: cada empleado tiene asignado uno cerca de la entrada o algún lugar de tránsito frecuente, y cerca de la recepción para facilitar el trabajo de la persona encargada de la correspondencia y la accesibilidad de los trabajadores a esta.

-          Distribución personalizada: habrá una persona encargada de la entrega y se asegurará de que la correspondencia y paquetería llega a su destinatario final, o en ausencia de este se deposita en su mesa de trabajo.

1.2.     Gestión informática de la correspondencia

La informática y las nuevas tecnologías han cambiado en muchos casos el procedimiento de la gestión tradicional de la correspondencia que llega a la empresa, pero no así en el caso de la paquetería.

Cuando llega la correspondencia se clasifica, y la que se puede abrir, por ser correo ordinario, es digitalizada en algunas empresas. La ventaja es la preservación de los originales.

2. Preparación de la correspondencia

Una empresa u organismo, al comunicarse a través de la correspondencia, por medio de cualquier documento o paquete que envía, está transmitiendo aspectos como el prestigio y la imagen del remitente y de la institución o empresa que representa.

2.1.     Elaboración de comunicaciones escritas

La correspondencia es un instrumento de comunicación escrita en las relaciones comerciales. De estas comunicaciones puede depender el éxito de un negocio, una venta o la fidelidad de los clientes.

Se usan frases cortas, sencillas y claras, evitando palabras técnicas y frases rebuscadas.

Con el documento que se va a enviar se genera una copia para el archivo aunque se suele archivar informáticamente.

2.2.    Firma de comunicaciones escritas 

Una vez elaborado el documento final se entrega para su firma. La persona que se responsabiliza de lo expresado en la correspondencia escribe su nombre y apellido de su propia mano, para darle autenticidad o para expresar que aprueba su contenido.

3. Embalaje y empaquetado de documentación y productos

3.1.    Embalaje

Tiene como objeto proteger y conservar su contenido durante el transporte en el proceso de distribución del producto evitando roturas, desperfectos, derrames o humedades en operaciones de carga, descarga, transporte o manipulación.

Existe una gran variedad de productos que cubren las necesidades de protección y expedición de cualquier tipo de mercancía. El seleccionar una u otra vendrá dado por diferentes factores:

CRITERIOS DE SELECCIÓN DE EMBALAJES
Composición	Costes	Política medioambiental
Cada tipo viene fabricado en diferentes calidades y materiales. Es importante adecuar el embalaje al producto a proteger.	El factor económico juega un papel importante a la hora de seleccionar el embalaje. Los nuevos materiales y servicios que se ofrecen aumentan de forma considerable el precio.	Cumplir con las condicione establecidas en la legislación medioambiental.

3.2.    Empaquetado

Técnica empleada para proteger el contenido de un envío durante el trasporte y manipulación del mismo.

3.2.1.              Empaquetado tradicional

-          Se utilizan para los envíos cajas de cartón.

-          Seleccionar la caja en relación al producto a enviar teniendo en cuenta el tamaño y las características del objeto.

-          Recubrir o incluir algún material de relleno como protección del producto.

-          Cerrar la caja utilizando cintas adhesivas o flejes.

-          En ocasiones, como medida de protección, se recubre la caja con papel continuo de tipo kraft. Para su fijación se utiliza nuevamente la cinta adhesiva.

-          Colocar etiquetas identificativas si fuera necesario. En el caso de realizar el envío por Correos, se debe identificar al destinatario y al remitente correctamente.

-          Colocar la documentación a enviar en bolsas portadocumentos que quedan pegadas a la caja. También es posible protegerlo utilizando plástico protector.

3.2.2.              Confección de cajas

Actualmente, para incentivar la rapidez a la hora de realizar el empaquetado, hay en el mercado una amplia gama de cajas fácil montaje y variedad de tamaños. La diferencia es la incorporación de nuevos materiales que aumentan la protección, son ecológicas, más fáciles de usar, y que facilitan el acceso del producto y resultan más ligeras.

MATERIAL BÁSICO PARA EMBALAJE Y EMPAQUETADO
Tipo	Características	Ejemplos
Material de acorchamiento	Asegura y protege frente a posibles impactos que pueda sufrir la mercancía embalada. Es un tipo de espuma ligera, elástica y resistente a la humedad. Existe gran variedad de espesores, densidades y modelos.	-          Espumas troqueladas. -          Perfumes de espuma.
Material de protección y bloqueo	Protege la carga de forma individual, o en cajas, utilizando este material como relleno en los huecos para evitar roturas en colisiones y vibraciones.	-          Bolsas inflables. -          Plástico de burbujas. -          Mallas. -          Espuma de polietileno en distintos formatos: bolsas y bobina. -          Material de relleno.
Cintas y precintos	Rollos de adhesivo realizados con diferentes materiales para sellar el embalaje y evitar su apertura	-          Adhesivo PVC. -          Adhesivo papel. -          Cinta americana. -          Cintas personalizadas. -          Papel engomado.
Material anticorrosión	Protegen los productos de la humedad	-          Sales absorbentes de la humedad.
Cartón, papel y celulosa	Es el embalaje más tradicional. Pueden estar realizados con diferentes tipos de cartón, tamaños y formas para adaptarse a cualquier producto. El papel utilizado como envoltorio protege los envíos y permite rotular los bultos para colocar cualquier tipo de información.	-          Cajas cartón. -          Cartón nido abeja. -          Tubos cartón. -          Papel tipo kraft.
Flejado y fijación	Tiras de plásticos muy resistentes para asegurar el cierre del embalaje.	-          Flejes plásticos. -          Flejadora.
Portadocumentos y etiquetas	Etiquetas adhesivas que indican el tipo de envío, recomendaciones sobre la posición de transporte, o alertan su contenido.	-          Etiquetas urgentes. -          Señalizador. -          Bolsas portadocumentos.
Sobres acolchados	Utilizado para el envío de documentos que por sus características no pueden doblarse. Están realizados en papel resistente y reforzados en su interior para proteger el envió con plástico de burbujas.	-          Sobres acolchados.

4. Gestión de envío de correspondencia y paquetería

El proceso sigue las siguientes fases:

4.1.    Recogida interna

Una vez que han sido confeccionados la correspondencia y los paquetes deben llegar a la recepción para su posterior manipulación y envío.

·         Entregar a la persona encargada de distribuir la correspondencia y los paquetes en el momento de efectuar la entrega.

·         Efectuar una orden de recogida a la persona encargada del reparto y recogida.

·         Depositar en la recepción de la empresa

4.2. Inspección y clasificación  

Al recibir la correspondencia y paquetería se debe comprobar que cumple una serie de condiciones:

·         Los documentos deben estar firmados por la persona que sea responsable de su contenido.

·         Se adjuntan los documentos que aparecen en el anexo de estos.

·         Los datos del destinatario están impresos en el sobre o envoltorio de visible y legible.

·         El tipo de envío ha sido especificado.

Una vez comprobado que las cumplen, se procederá a su clasificación para diferenciar el modo de envío.

Las empresas utilizan distintos medios de envío, dependiendo de la urgencia, el coste, etc; así se utilizan el servicio de empresas de mensajerías privadas y los servicios de Correos.

4.3. Registro de envío

Es similar al registro de entrada, y el orden se establece por la fecha de salida o expedición. El objetivo es permitir saber cuándo se produjo el envío y quien es el responsable.

Registro de envío de correspondencia
Datos de salida			Destinatario		Envío			Departamento de origen	Observaciones
Nº	Fecha	Hora	Nombre o razón social	Localidad	Clase	Anexos	Asunto

Datos de salida:

-          Numero: refleja el orden en que ha llegado el documento a la empresa, y como regla general se clasificaran primero los documentos urgentes.

-          Fecha: es la fecha en la que se ha registrado, que no tiene por qué coincidir con la fecha en la que se escribió el documento, ni con la fecha en que se recibió, porque puede haber llegado a última hora de la mañana y no haber sido registrada la entrada hasta el día siguiente.

-          Hora: es importante sobre todo si se ha recibido por correo o mensajería urgente, para que conste el momento exacto en que ha llegado a la empresa.

-          Destinatario: ha de constar el nombre de la persona, empresa u organismo al que enviamos, así como la localidad desde donde se remite.

-          Clase de envío: carta, telegrama, revista, burofax, paquete, etc.

-          Anexos: documentos que acompañen al envío, como pedidos, facturas, cheques, etc.

-          Departamento de origen: es el departamento donde se ha generado el documento o paquete.

-          Observaciones: se anotara cualquier anomalía o aspecto que pueda presentar la correspondencia y que pueda ser importante.

4.4. Plegado y ensobrado

Una vez que se hayan registrado los documentos deberán ser plegados para poder ser introducidos en los sobres correspondientes para su envío.

La dirección del destinatario del sobre se podrá colocar con diferentes técnicas:

-          Etiquetas adhesivas, en las que previamente se ha impreso la dirección.

-          Sobres de ventanilla, que dejan ver la dirección impresas en el documento que contiene.

-          Impresión directa por medios informáticos de la dirección en el sobre.

-          Anotación a mano de la dirección correspondiente.

Al plegar y ensobrar los documentos se han de tener los siguientes cuidados:

-          En los sobres de ventanilla la dirección del destinatario ha de ser visible.

-          Cuando se han impreso las direcciones en el sobre puede ocurrir que se introduzcan documentos que no se corresponden con el sobre.

-          Cuando se pegan etiquetas hay que comprobar que corresponden al destinatario del documento que contiene.

-          Si el documento adjunta anexos hay que comprobar que están incluidos en el sobre.

4.5. Franqueo y expedición

Franquear es pagar el porte de un objeto que se remite por correo. El importe dependerá del peso y del tipo de envío.

5. Registro de faxes y correos electrónicos

Las empresas reciben comunicaciones no solo a través de correos o empresas de mensajera, sino a través de otros medios como el fax o correo electrónico.

5.1.    Registro de faxes

Registro de entrada de faxes Año: Mes:
Nº	Día	Hora	Remitente	Fax de origen	Departamento destino	Paginas	Asunto

Registro de salida de faxes Año: Mes:
Nº	Día	Hora	Destinatario	Fax de destino	Departamento origen	Paginas	Asunto

5.2.    Registro de correos electrónicos

No es necesario llevar un registro de correos, pero si es aconsejable hacerlo cuando los correos son comunicaciones importantes.

Registro de entrada de correos electrónicos Año: Mes:
Nº	Día	Hora recepción	Remitente y localidad	Dirección electrónica	Departamento destino	Asunto

Registro de salida de correos electrónicos Año: Mes:
Nº	Día	Hora envío	Destinatario	Dirección electrónica	Departamento origen	Asunto

6. Normativa legal de seguridad y confidencialidad

La constitución española señala que se garantiza el secreto de las comunicaciones y, en especial, de las postales, telegráficas y telefónicas, salvo resolución judicial.

El que maneja correspondencia es responsable de su seguridad, cuidado y confidencialidad. Es importante que nunca se abra la correspondencia si no se está debidamente autorizado para ello, que se tenga cuidado de no perderla y se evite entregarla a otra persona que no sea la destinataria.